Dalam kehidupan sehari-hari,
semakin tinggi tingkat sosialisasi seseorang, umumnya semakin tinggi juga
kemungkinan orang tersebut terlibat dalam satu, atau beberapa konflik dalam
hidupnya.
Demikian halnya dalam proyek, sangat
besar kemungkinan terjadinya suatu konflik dalam pengelolaannya. Cukup jarang
proyek bisa berjalan tanpa adanya konflik selama pelaksanaannya. Lantas,
bagaimana cara terbaik yang bisa dilakukan seorang Project manager dalam
mengelola proyek agar bisa menekan semaksimal mungkin akan potensi terjadinya
konflik dalam suatu pelaksanaan dan ketika konflik itu pada akhirnya tidak
bisa dicegah, apakah harus dihadapi, atau malah lebih baik jika dihindari?
Untuk menentukan sikap yang
diambil, sebagaui seorang Project Manager tindakan pertama yang perlu dilakukan
adalah memahami betul proyek yang dijalankan. Ketika proses transfer knowledge
dilakukan oleh tim sales kepada tim delivery, di sana seorang Project Manager
harus bisa mencari informasi beberapa hal, seperti apa saja resiko potensial
yang mungkin muncul, dan seberapa besar resiko tersebut berpengaruh terhadap
kelancaran proyek. Gagal dalam mengidentifikasi dan mengatasi resiko tersebut
akan berpotensi mengakibatkan terjadinya konflik, yang diakibatkan
ketidakpuasan dari berbagai pihak, baik itu stakeholder, steering committee,
pelanggan, atau bahkan dari internal tim sendiri.
Sebelum melangkah lebih jauh, ada
baiknya kita ketahui dulu, apa yang dimaksud dengan konflik.
dari google
Konflik adalah sebuah situasi kompetisi,
di mana orang-orang yang terlibat sadar sepenuhnya akan adanya ketidakcocokan
dengan kemungkinan posisi mereka berada di masa depan, dan/atau di mana setiap
orang ingin menempati posisi yang sayangnya, tidak sesuai dengan keinginan
orang lain.
Konflik itu sendiri sebetulnya
jika dipahami, memiliki dua tipe yang berbeda. Yang pertama adalah konflik yang
bersifat constructive, dan ini bermanfaat positif bagi organisasi. Kenapa
dikatakan positif, karena dengan adanya konflik tersebut, secara otomatis akan
mendorong setiap orang yang terlibat di dalamnya untuk bisa berkembang, belajar
untuk menghadapi setiap permasalahan, dan mengambil keputusan terbaik demi
kepentingan bersama.
Sementara itu, kebalikan dengan
konflik yang bersifat konstruktif, yaitu yang bersifat deconstructive, atau
menghancurkan (destructive). Konflik ini memiliki pengaruh buruk di mana ketika
tidak ada keputusan yang muncul, lalu masalah yang tetap ada pada akhirnya akan
menghancurkan semangat dan performa kerja dari setiap orang yang terlibat dalam
proyek tersebut.
Pada dasarnya, konflik yang
bersifat destruktif memiliki pola yang bisa ditebak. Pola ini dikenal dengan
Segitiga Drama (Drama Triangle). Dan sesuai dengan namanya, ada tiga peran yang
biasanya muncul di dalam konflik, dan Anda sebagai Project Manager akan belajar
bagaimana mengidentifikasi ketiga peran ini, siapa yang berada di posisi
tersebut, dan bagaimana menghadapi setiap orang tersebut secara efektif. Untuk
itu, Project Manager harus mengetahui terlebih dahului, apa saja ketiga peran
tersebut.
1. Persecutor
Orang yang bersikap agresif
terhadap orang-orang lain di sekitarnya. Sikap agresif ini bisa dilakukan
langsung maupun tidak langsung, baik itu berupa perbuatan secara fisik, melalui
kata-kata, atau bahkan keduanya. Orang ini juga cenderung merasa dirinya yang
paling benar dan paling berkuasa.
2. Victim
Orang yang bersikap tidak berdaya
dan dengan sikapnya, justru akan mendorong orang-orang di sekitarnya untuk
memperburuk kondisinya, atau mungkin bisa juga menolongnya. Bagaimanapun, orang
ini akan memiliki tingkat stress yang tinggi, serta tingkat percaya diri yang
sangat rendah.
3. Rescuer
Orang yang bersikap “normal”.
Mereka yang berada di posisi ini akan bertindak sebagai orang yang tidak pernah
menolak, namun di sisi lain, walaupun tifak ingin, akan mengambil tanggung
jawab untuk menyelesaikan permasalahan atau pekerjaan dari orang yang berada di
posisi victim.
Jika konflik itu pada akhirnya
terjadi, apa yang harus dilakukan? Hadapi, atau justru menghindar dari tanggung
jawab Anda? Jawaban paling bijak dan tepat pastinya adalah dihadapi. Sesulit
apapun suatu konflik, pasti akan ada jalan keluarnya. Hanya saja, untuk bisa
menemukan dan mencapai jalan keluar yang terbaik diperlukan tidak hanya sekedar
modal bicara saja. Tapi juga diperlukan setidaknya pengertian akan penyebab
mengapa konflik tersebut bisa terjadi, dan metode-metode pendekatan yang bisa
dilakukan untuk menyelesaikan konflik tersebut.
Metode-metode yang bisa dilakukan
menurut buku Project Management Body of Knowledge (PMBOK), adalah sebagai
berikut :
Avoid, mundur dari situasi yang berpotensi
konflik, ataupun ketika konflik sudah terjadi. Bisa juga menahan konflik agar
nantinya diselesaikan oleh pihak lain, seperti steering committee.
Accommodate, lebih menekankan pada bagian-bagian
yang sekiranya bisa disetujui bersama, daripada bagian-bagian yang justru
berpotensi menimbulkan perbedaan. Metode ini terkadang tidak dipilih karena
pada akhirnya akan mengorbankan kepentingan salah satu pihak seutuhnya, demi
menjaga harmoni dan hubungan.
Compromise, mencari solusi yang akan membawa
kepuasan bagi semua pihak, namun solusi konflik ini biasanya hanya bersifat
sementara.
Force, solusi ini bisa diterapkan jika Anda
merupakan seorang Project Manager yang memiliki kekuasaan yang sifatnya
absolute, karena ini biasanya bersifat pemaksaan menggunakan power untuk
menyelesaikan sebuah konflik.
Collaborate, salah satu solusi yang cukup sulit
untuk diterapkan karena memerlukan adanya kondisi di mana seluruh pihak harus siap
duduk bersama untuk berbicara dan menyampaikan pendapat masing-masing, sehingga
pada akhirnya akan mencapai persetujuan bersama dan komitmen yang bisa
dipertanggungjawabkan oleh setiap pihak.
Dengan pemahaman mendasar
metode-metode tersebut, dan juga dikombinasikan dengan keahlian Project Manager
dari segi teknis, konflik yang muncul seharusnya bisa ditangani dengan baik dan
lancar. Dan ketika berhasil menangani konflik dengan baik, maka Project Manager
akan diuntungkan dengan adanya peningkatan di berbagai elemen, seperti
kemampuan komunikasi antar personal, kemampuan teknis, dan pada akhirnya akan
meningkatkan hasil kinerja tim secara keseluruhan, dan berdampak sangat positif
bagi proyek tersebut.
Disalin dari majalah Insite
Januari 2016
Sementara
